档案室管理制度

一、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校种类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。

二、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、从事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。

三、档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。

四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。

五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。

六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

七、档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

八、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。

档案库房管理制度

一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专人保管，不准随身携带。

二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。

三、库房要配备好“七防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。

四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。

档案保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二 、非档案室工作人员不得随便进入库房，工作人员离开库房应随手关锁橱柜和门窗。

三、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

四、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

五、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

六、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

七、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

八、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

档案室借阅制度

一、凡需借阅档案，必须经校办公室领导同意，本人写借条，方可借阅，外单位借档案者，须经主管科室同意，校领导批准，方可办理借阅手续。

二、各有关业务科室档案只限于本业务科室的同志借阅，其它需要查阅者必须经办公室领导同意，方可查阅。

三、借阅档案的期限，文书档案2－3天，学生档案3－5天，图纸等技术挡案7天

四、借阅档案者不得泄密、遗失、污损档案，不得自行转借。

五、严禁在档案上填注、涂抹、改字、加字、圈画、抽取、拆散等

六、需要抄录复印誉印所借档案材料时，必须经办公室同意，所抄录复印誉印的档案材料经档室核对，加盖印章既有效。

档案安全和保管制度

一、存放档案的库房和办公室要分开，非档案室工作人员不得进入档案库房，库房内要严禁烟火，坚持做好防盗、放火、防潮、防虫老鼠、防晒、防震等七防工作，确保档案的安全。

二、指定专人保管重要档案，定期进行检查，随时加强防护工作。

三、档案工作人员对所保管的档案，要定期检查，做出纪录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。

四、办理收集、鉴别整理档案，要严守保密制度，不得泄密，遗失亏损，下班要检查门窗、箱柜落锁。

五、各部门办理借阅、借用和传递档案，要严格履行规定的手续，不得擅自扩大档案的利用范围，并要求借阅档案人员负起安全保密责任，归还时注意检查核对、注销。

档案室工作制度

一、热爱本职工作，熟悉档案专业知识，不断提高我校档案的管理水平。

二、认真学习《档案法》，学习掌握党和国家有关档案工作的方法、政策，认真贯彻执行。

三、协助各科室文书立卷人员，做好各类文件的立卷工作，提高立卷整理的质量。

四、做好对历年来档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作。

五、保护档案安全，坚持做好“七防”工作，非经鉴定和批准，不得擅自销毁档案，严禁库内吸烟，保持档案室的清洁卫生。

六、严格遵守保密制度，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的机密内容。

七、努力做好档案的利用服务工作，编制索引适合我校工作的查找工具，迅速准确地查调档案。

档案人员岗位责任制

一、认真贯彻执行国家《档案法》和上级有关档案工作的规章制度。

二、热爱本职工作，有较强的责任心和事业心，努力学习档案管理的知识，不断提高档案管理水平。

三、负责学校文件材料的收集、整理、保管、借阅工作。

四、熟悉和掌握学校的档案情况，对库存档案定期检查、清理、调整和统计，做到帐物相符。

五、根据需要编制各种检索工具，积极提供利用，及时填写利用效果登记簿。

六、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料的积累、立卷、归档、修改和补充。

七、对已到保管期限的档案，会同有关领导和技术人员进行鉴定、销毁。

八、严格执行保密制度，非经领导批准不得扩大档案的利用范围，不得擅自销毁档案材料，认真做好档案室的安全保卫工作。

档案鉴定销毁制度

学校各类档案的保管期限分永久、长期、短期三种。为确定各类档案的保存价值，需要做定期鉴定，对失去保存价值的档案，可定期进行销毁。规定如下：

一、鉴定组织：

由有关业务部门负责人、档案馆组成鉴定小组，对各类档案进行鉴定。

二、鉴定权限：

鉴定小组有权鉴定学校档案馆保管的各类档案，提出保管期限的意见，最后经有关领导审批后为准。

三、 鉴定原则：

从全局出发，从长远着眼，坚持确定保管期限要尽可能的长、销毁从严的原则。

四、 鉴定时间：

每五年鉴定一次，鉴定后销毁一次。

五、鉴定程序：

由各类档案室提出应鉴定的档案目录清单,由鉴定小组审阅，核对清单上的每卷档案进行集体讨论，写出鉴定报告，最后经有关领导批准。

六、销毁：

鉴定后，档案馆按着审批意见，对确定可销毁的档案进行登记、 造册，并由两人以上负责监销。

七、鉴定过程形成的材料和注册，由档案馆归档保存，以备查考。

学校档案归档管理制度

根据市教育局档案归档要求，为了健全、加强学校管理，实现档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，达到档案集中统一管理，初步制订本制度。

一、文件材料的归档原则

1.归档文件材料必须完整

2.文件材料必须准确地反映各部门各项活动的真实内容和过程 

二、文件材料的基本要求

1.文件材料必须字迹清楚，格式正规，原稿完整

2.不用圆珠笔、铅笔、红墨水及纯蓝墨水签批或书写

3.文件材料要妥善保管，严加爱护，不得损坏、涂坏、涂改、折散、复印、丢失或转让

4.借用文件要及时归还，不得超过一月

5.各室都要有文件保管的主管人员

6.凡是上一级下达的文件都先要交给学校档案主管人员进行收文登记

7.各室各项工作中形成的应归档的全部文件材料，有各室的主管人员初步整理，组织保管，学校的文书档案、教学档案可每月底上交一次。总之,学校文书档案，必须在行政年底就要上交，教学档案按学年每学期结束上交，财务档案（各类会计凭计）装订后可一季度上交。

8.对上级发下的文件各室负责人阅后，一月内交给档案管理人员保管，在原文件内不能涂写。

三、归档部门

园长室   党支部   工会   教务处     团总支    德育处   少先队 

四、归档范围

（一）园长室

1．重要会议记录。

2．学校一年一次编写组织机构，人员配备一览表、大事记。

3．学校建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等。

4．学校干部任免，领导班子调整的文件，校内部机构负责人任免材料。

5．学校教职工技术职称评审、聘任、考核等记录、批准书、批复、通知等。

6．学校离退休人员登记表、审批表，改变干部级别待遇的请示、批复。

7．学校教职工违纪处分报告，调查材料，本人认识及上级机关的批复。

8．学校人员复查、落实政策报告、批复、结论材料等。

9．学校教职工辞职、退职报告和批复。

10．学校教职工调整工资、培训进修等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。

11．学校各种名册

   （1）教职工花名册   （2）教师任职情况表

12．学校各种统计报表

   （1）教职工基本情况统计表   （2）国家干部定期年报表

13．学校工作意见、计划、规划、总结、目标管理、专题调查材料。

14．学校负责人在全校性会议上的讲话材料。

15．学校制定的各项组织简则，岗位责任制，规章制度，工作条例。

16．反映本校主要职能活动的出版物定稿和样本。

17．学校编印的简讯、信息、校刊。

18．教职工调动工作，大中专毕业生分配工作报到证，介绍信及存根。

19．学校领导代表学校在上级召开会议上的发言，经验交流材料。

20．学校代表上级机关起草被采用的文件最后草稿和印本。

21．学校领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。

22．上级机关领导来校视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。

23．学校接待外宾等外事活动形成的文字记录。

24．学校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。

25．学校教职工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。

26．学校教职工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材料。

27．学校上报未批复的各项请示材料。

28．学校处理的重要来信、来访的有关材料。

（二）党支部

1．党支部会议记录，党支部改选，奖惩，党内规章，党费管理等工作中形成的文件。

2．共产党员名册，民主党派人民名册。

3．党组织年报。

4．党员组织关系转移介绍信及存根。

5．党支部拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。

（三）工会

1．工会拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。

2．学校教代会专题材料（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、会议纪要、倡议书等）。

3．工会统计表。

（四）教务处

1．教师任职任课情况表。

2．教职工、班级、学生基本情况统计表。

3．其它统计报表。

4．同学录、学生通讯录、校庆活动重要材料。

5．编印的简讯、信息。

6．上级机关批准办理的本校人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。

7．教务处、教研组、班主任工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等。

8．学生学籍册（卡）管理。

（1）基本情况    （2）每学期品德评语，各学科成绩记录   （3）奖惩情况   （4）体检健康状况      （5）出勤情况   （6）未结业离校学生去向   （7）毕业生去向

9．学生毕、结、肄业证书存根。

10．各类学生名册

（1）全校各班学生花名册  （2）各班学生干部名册   （2）新生入学名册   （3）各届毕业生登记表（包括小学升中学时填写的登记表和毕业登记草表）

11．学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根（含学生、家长申请报告、领导人意见），借读生审批材料。

12．学生参加县以上各种学科竞赛、比赛、文艺演出、体育运动优胜者，获奖名册，奖品复印件或照片。

13．教学教研活动形成材料

（1）关于学校各种教学方面的规章制度

（2）各科教学计划、教研活动安排

（3）每学期总日课表、作息时间

（4）学校日志

（5）每学期正副班主任名单、教师任职任课情况

（6）公开课教案、评议等有关材料

（7）第二课堂活动形成的材料（如各科兴趣小组的组织情况、活动计划、活动记录）

（8）师范院校毕业生来校实习记录

（9）参加各级教学成果展览的展出目录、获奖材料

（10）学校自编教材

14．试卷和成绩

（1）每学期期终考试、升学毕业考试试卷样本

（2）学期各科成绩汇总表和单科成绩表

（3）试卷分析、成绩统计、教学质量分析

（4）参加中考各科成绩统计表

15．学校体育运动会和达标材料

（1）学校运动会手册

（2）各项成绩记录

（3）优胜者名册和成绩

（4）达标情况

16．其它

（1）家长会议材料

（2）与兄弟单位的教学活动、经验交流材料

17．反映学校主要职能活动和工作成果的照片、录音、录像带或CD、VCD等。 

（五）德育处

1．教职工获得各种荣誉称号：如劳模、教坛新秀、优秀班主任、为人师表等获奖材料（含册、事迹登记表、批准文件、奖状、照片）。

2．学生奖、惩、事故材料

（1）评为县以上的三好生   （2）校级各类先进名册和材料 

（3）开除学籍的处分材料（学校对学生处分的报告、调查材料、本人认识、上级批复、也含校外处分被公安局拘留、少教、劳教、判刑有关材料）

（4）受校纪处分材料和改正情况、撤销处分时间

（5）学生伤亡事故的情况报告、调查材料

（六）团支部、少先队

1．团队工作计划、总结、目标管理、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记。

2．团队老师、学生干部名册。

3．评为县以上优秀学生干部、优秀团员等材料。

（七）总务处

1．劳动工资报表。

2．学校财产、图书清册、物资、档案交接凭证清册。

3．学校基建活动中形成的文件材料（学校平面图、施工、竣工、验收等各个环节中形成的文字、图纸、计算材料、征用土地的请示与批复，校舍产权等方面的协议合同，调查报告，危险校舍的抢修，使用情况等）。

4．设备材料

（1）设备、仪器随机文件，包括维修、使用说明书，合格证，安装图，原理图易损坏图纸、保修、装箱单等。

（2）进口设备、贵重设备的报批、报关、检查、索赔及有关合同等材料。

（3）为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。

（4）修理记录。

（5）有关部门对设备的年检材料。

5．会计凭证类

（1）单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证

（2）涉及外事的记帐凭证

6．会计帐簿类

（1）日记帐    （2）总帐     （3）明细分类、分户或登记簿

现金出纳帐、银行存款帐

7．会计报表类

（1）各种行政事业单位决算   （2）单位预算会计月、季报表

8．其它类

（1）会计移交清册    （2）会计档案保管清册   （3）会计档案销毁清册